Quand RGPD rime avec communicant

Vous avez certainement entendu parler du Règlement général de protection des données (RGPD), entré en vigueur le 25 mai. Vous pensiez le sujet réservé aux juristes ou aux DSI ? Pas de jaloux : l ensemble des métiers de la communication est aussi concerné ! Que vous traitiez des listes de diffusion de journalistes, des bases de données clients ou des listings d envoi de newsletters ce sont autant de datas entrant dans le périmètre de cette nouvelle réglementation. Voici donc quelques clés pour comprendre le RGPD et son impact sur le métier de communicant.   Données personnelles, c est-à-dire ? Les données personnelles, telles que définies par le RGPD, englobent l ensemble des données qui concernent une personne physique : état civil, localisation ou identifiants, données bancaires mais aussi toutes les données qui permettent d identifier une personne par recoupement, incluant donc l adresse IP. Des usages nécessairement limités Seules trois possibilités s offrent a priori aux communicants pour utiliser ces données : le consentement explicite de la personne concernée, un contrat avec celle-ci, ou une raison légitime de la contacter. Les utilisateurs disposent quant à eux d un droit à l oubli, d un droit de rectification de leurs données ainsi que d un droit de portabilité. De fait, l opt-out, ou la possibilité de se désinscrire d une liste de diffusion, est facilité et doit impérativement être respecté. En effet, le règlement prévoit une amende s élevant à 4 % du chiffre d affaires de l entreprise, ou 20 millions d euros, en fonction du montant le plus élevé. On l aura compris : les listings approximatifs ou les contacts obsolètes sont maintenant à proscrire ! Mais au-delà, c est surtout la question de l opt-inqui intéressera le communicant. L opt-in, l idéal d un listing RGPD-compliant L opt-in, c est-à-dire donner son consentement préalable et explicite avant d'être la cible d'une prospection directe, doit impérativement respecter trois conditions : être donné librement, être spécifique à un type de sollicitation, et être sans ambiguïté. Cela présuppose, par exemple, que le formulaire d inscription à une newsletter doit nécessairement préciser, dans les champs complémentaires, les usages faits de l adresse mail renseignée. Mais comment s assurer que les journalistes, blogueurs, influenceurs de nos listes de diffusion sont librement présents dans nos fichiers et contactés à bonne escient ? Cela va conduire bon nombre d acteurs à se rabattre vers l autre possibilité, la « raison légitime » de contacter un journaliste dont la définition précise sera certainement précisée par la jurisprudence à venir. En pratique, j ai tout bon ? Hyper-préparé bien en amont de l entrée en vigueur du RGPD ou penché sur le sujet à la dernière minute, il est utile de vérifier que vous (votre entreprise) avez validé ces 5 étapes essentielles : >   Identifier dans l entreprise le responsable de l équipe ad hocen charge des sujets de données personnelles. >   Recenser l ensemble des données détenues par l entreprise : identifier leur nature, leur lieu de stockage, qui les utilise et à quelle fin. >   Se doter d une politique de gestion des données explicite et transparente, notamment vis-à-vis des interlocuteurs. >   S assurer que les personnes listées répondent aux critères attendus et qu elles aient donné leur consentement préalable et explicite à l usage de leur données personnelles (opt-in), ou que les usages soient en conformité avec le nouveau règlement. >   Former ses équipes et documenter l ensemble des processus. RGDP : une opportunité pour vous, communicant ! Les implications légales et financières du RGDP étant fortes, la majorité des organisations ont fait le nécessaire et la mise en conformité ne devrait pas vraiment être un facteur différenciant. En revanche, cette contrainte réglementaire peut être une opportunité de communiquer sur la politique mise en œuvre pour la gestion des données et d améliorer la transparence des processus. C est cette démarche qui pourra faire la différence et insuffler une nouvelle dynamique, basée sur la confiance, dans vos échanges avec vos cibles médias, vos influenceurs et vos clients.   Jérôme Jelocha, co-fondateur d Epresspack  

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