Confinement et télétravail : "Ne pas rompre le lien est notre unique objectif"

Dans la situation actuelle de confinement, il fait partie des problématiques majeures pour les entreprises : le télétravail. Emmanuelle Raveau, Directrice de la Communication et du Marketing chez EY et Présidente de COM-ENT, a accepté de répondre à nos questions et de partager son retour d'expérience sur cette question plus que jamais essentielle.

COM-ENT : Le télétravail a-t-il été simple à mettre en place pour répondre à la situation ?

Emmanuelle Raveau : Le travail « massif » à distance n est jamais un exercice facile surtout lorsqu il y a quelque 7 000 collaborateurs concernés.  Cependant, avec la généralisation du travail à distance, les entreprises ont déjà, pour la plupart, pris cette habitude. 

Pour les équipes, la commodité de ce mode de travail dans le contexte actuel de confinement est fonction de la situation personnelle. Je pense notamment aux parents d'enfants en bas âge pour lesquels le télétravail peut rencontrer certaines limites. 

Quelles solutions avez-vous adoptées pour continuer à communiquer avec vos équipes ? Vos partenaires et client.es ?

Nous avons des outils internes que sont Skype, Teams et le système de Webcast, que nous utilisons déjà couramment et qui permettent de communiquer en audio et/ou en vidéo. Nous communiquons par ailleurs régulièrement par mail à l ensemble des équipes sur la situation à la fois au niveau corporate tout comme au sein de nos différents métiers par le biais des responsables de groupes.

Nous avons la même démarche auprès de nos clients que nous informons régulièrement quant aux mesures que nous avons mises en place chez EY ; l activité doit se poursuivre et les offres de service ont été ajustées et adaptées en conséquence. De nombreuses activités business se poursuivent « normalement » à distance quand cela reste possible. Nous leur adressons également des informations relatives à la situation actuelle avec, par exemple, un décryptage des mesures gouvernementales mises en place.

Quel a été l'accueil des différents publics et comment s'est passée la prise en main de ces outils ? Étaient-ils déjà utilisés avant le confinement ? 

La situation est évidemment déroutante pour tous et il a fallu s adapter notamment pour travailler à distance entre équipes, avec nos clients et l ensemble de nos parties prenantes externes. Cela induit forcément de nouveaux modes de fonctionnement et une agilité de tous les instants.

Quelles difficultés avez-vous rencontrées ? Comment y avez-vous pallié ?  

Plusieurs contraintes, et de nature différente :

• L accès au réseau et sa fiabilité dès lors que toute l entreprise est connectée simultanément ou presque !
• Travailler à distance avec les clients quand, en général, les équipes sont sur place chez eux pour gérer les missions ;
• Prendre des nouvelles à distance des collaborateurs présentant des symptômes et anticiper autant que faire se peut les risques de contamination en interne tout comme chez nos clients lorsque le confinement n avait pas encore été décrété ;
• Continuer à être très présent pour ses équipes, à distance ; toutes les équipes ont mis en place des groupes Teams, WhatsApp afin de communiquer régulièrement et également de continuer à partager des moments amicaux (comme d organiser des apéros WhatsApp).

A quelle fréquence communiquez-vous avec vos différentes parties prenantes (salarié.es, partenaires, client.es) ?

Quotidiennement par équipe ; 2 à 3 fois par semaine au niveau Firme selon les informations à délivrer.

Comment, selon vous, bien organiser et préparer une réunion dématérialisée avec ses équipes ? 

Je pense que c est exactement la même chose qu en physique au bureau ou ailleurs. Avoir un ordre du jour précis, préparer les documents et les partager en amont si nécessaire, définir au préalable les ouputs attendus à l issue de la réunion et les rappeler au début, puis suivre l état d avancement. Les réunions à distance auraient même un léger avantage aux réunions physiques car on y digresse moins et chacun s écoute au risque de ne rien entendre ; ce qui n est pas toujours le cas en physique !

Avez-vous d'ores et déjà un premier retour sur l'efficacité de ces méthodes ? 

Des retours positifs sur les messages Firme / métiers car nous gardons un lien étroit avec les équipes et sommes transparents sur la situation et ses conséquences. La proximité RH est un incontournable dans un tel contexte.

Au niveau individuel, comment organisez-vous vos journées ? Avez-vous quelques astuces à partager avec nous ? 

En réunion téléphonique de 8h à 20h ! C est presque plus épuisant qu au bureau J ai un call teams 2 fois par jour avec mes managers d équipes (ils sont 7) ; chacun s est organisé de même avec ses équipes. Pour toute l équipe, nous avons mis en place un call hebdomadaire pour que chacun puisse poser ses questions, partager ses interrogations, angoisses, bonnes pratiques Ne pas rompre le lien, c est notre unique objectif surtout si cela doit se prolonger.

Quelles opportunités pourrait-on voir dans cette période délicate pour repenser son organisation (de travail) à plus long terme ?

Je n ai pas encore de vision sur ce sujet de l organisation mais il est très probable qu il nous amènera à être encore plus focus sur nos missions du quotidien. La communication de crise inédite à laquelle nous faisons face est une expérience à la fois difficile mais incroyablement formatrice en termes d agilité, de réactivité et d organisation.

Aussi, et plus généralement, cela nous aura sans aucun doute permis de créer des liens encore plus forts entre les uns et les autres et d être heureux de tous nous retrouver dès que tout cela sera derrière nous.

Merci à Emmanuelle Raveau, Directrice de la Communication et du Marketing d'EY et Présidente de COM-ENT, pour son témoignage.

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