Pour des événements (vraiment) inspirants

Une conférence "inspirante", un congrès "impactant", un événement de lancement "qui envoie du lourd"... Qu'y a-t-il derrière ces buzzwords à la mode ? On a tou.te.s subi les interminables discours de personnalités dont on attendait tant l'intervention, les bâillements cachés lors de tables rondes sans entrain successives avec des experts pourtant reconnus. Tout était bon sur le papier. Pourtant le résultat final ? Un sentiment amer et quatre heures gâchées. Alors, comment faire pour que votre événement apporte une valeur unique à toutes les personnes qui prennent le temps de s'y déplacer ?

Tout commence dès la préparation de l'événement

Dès la conception de votre événement, vous devez pouvoir visualiser ce que vous souhaitez apporter à votre public. Fermez les yeux et imaginez-vous sur place. Ressentez l'ambiance, listez ce que vous souhaitez que votre audience retienne, tant des intervenant.es que de votre entreprise, et visualisez les retours qu ils.elles feront de cette journée lorsqu'ils.elles en parleront avec leurs collègues au cocktail ou sur LinkedIn. Vous l'avez ? Voici la checklist à suivre.

• Vous racontez une histoire : tracez un fil conducteur simple et clair

Lorsque vous construisez votre événement, ayez une vision claire et précise de votre thème global et de la trame narrative des séquences qui s'enchaîneront pour le développer. Pour embarquer le public, prévoyez un modèle d'animation qui permettra à chacun.e de pouvoir suivre et comprendre cette histoire de manière organique. Si vous introduisez de la vidéo, soignez autant les visuels que les messages pour ne pas ajouter de lourdeurs.

• Faites résonner cette histoire auprès de votre auditoire : osez la parité et la diversité

La création d'initiatives comme #JamaisSansElles ou la diffusion de hashtags comme #RepresentationMatters nous rappellent depuis quelques années ce que l'on savait déjà : la diversité est une force et il faut leur donner la parole à de nouvelles voix. Vous y gagnerez à tous les niveaux. D'une part, vous n'inviterez pas le même intervenant (car oui, c'est sûrement un homme, probablement blanc) que vos concurrent.es. Votre public sera plus curieux d'un contenu neuf et retirera plus de valeur à découvrir une nouvelle personnalité et un point de vue original. Enfin, votre marque gagnera quelques points de modernité et de responsabilité.

• Assurer la qualité égale de chaque prise de parole : ça se travaille

Cette problématique se traite à deux niveaux. Du côté de la forme, disons-le clairement : TED a créé une nouvelle norme des "talks" de 10 minutes mais ce n'est le seul format qui vaille. Selon les capacités oratoires de vos intervenant.e.s et leur expertise, d'autres formes de prise de parole peuvent être plus adaptées. Discutez ensemble pour trouver la bonne. Votre invité.e sera plus à l'aise, ses propos plus faciles à comprendre et la variété des formats aidera à rythmer votre déroulé. Côté fond, faites coacher vos intervenant.e.s. Suite à un brief clair avec vous, les coach.es seront d'une aide précieuse pour assurer la cohérence des messages et la bonne conduite du fil de votre histoire. Ils.elles aideront vos intervenant.e.s à gérer leur stress, se sentir en confiance le jour J et avoir la bonne présence scénique nécessaire à une prise de parole marquante.

Le jour J : votre vigilance est clé

• Votre l'histoire démarre dès la porte d'entrée

Le succès de votre événement tient à votre capacité à transporter vos participant.es dans un monde à part, qui les arrachera à leurs boîtes mail et les plongera dans votre histoire à 100 %. La devanture de votre lieu, même la borne d'accueil, contribuent à l'unité de lieu et l'atmosphère que vous allez instaurez pendant ces quelques heures, au même titre que la scénographie de votre salle plénière.

• Gardez le rythme, à tous les niveaux

L'inspiration a son propre rythme : elle nous remplit l'esprit et le cœur, est suivie d'un temps d'assimilation durant lequel chacun.e reprend son souffle avant de pouvoir repartir de plus belle. Pour garantir un événement généreux et en même temps permettre aux participant.es de profiter de toute la valeur des contenus que vous proposez, il vous faut vous entourer. La personne la plus visible sera votre MC, maître.sse de cérémonie, qui saura mettre vos séquences en musique et être la personne garante de votre récit. Dans l ombre, prévoyez un.e gardien.ne du temps et du tempo qui donnera à l'équipe technique tous les tops nécessaires pour les entrées et sorties de scène, les lancements de musique, les changements de projection, ou encore les entrées et sorties du public. N'oublions pas les personnes mobilisées pour assurer la fluidité des circulations, pour que chacun.e sache toujours où aller, qu'il s'agisse du cocktail pour grignoter et réseauter ou de la table à goodies et brochures pour s offrir un souvenir de son passage.

• Créer des interactions, c'est possible mais ça s'organise

L'inspiration, c'est aussi la promesse d'inclusion dans un futur collectif. L échange est donc primordial. Cependant, passer un micro dans la salle n'est pas toujours possible et ne favorise pas la parole des plus timides. De nombreuses applications mobiles donnent la possibilité à chacun.e de poster des questions pour les intervenant.e.s, de voter pour les questions posées par d'autres, d'organiser des quiz ou encore de mener des sessions de co-construction et de brainstorming en temps réel. Mais le tout numérique n'est pas obligatoire. Vous pouvez aussi créer d'autres moments au sein de votre événement où les intervenant.e.s pourront échanger avec l'assistance de vive voix : un espace forum avec stands où ces entreprises pourront présenter leur activité plus en détail (et rentabiliser leur voyage), un espace interview radio avec public restreint... Quoi que vous choisissiez, expliquez bien les règles du jeu et invitez le public à s'impliquer tout au long de la journée.

L'après-événement, plus jamais négligé

• Tout est perfectible : récupérez le plus d'informations auprès de votre public

La gestion de l'après-événement est cruciale. C'est le petit ruban en soie qui clôt l'expérience joliment ; c'est la petite attention qui donne envie de revenir, le truc en plus qui fait dire : "Quels pros, ils ont pensé à tout". Remerciez votre public d'être venu, vos intervenant.e.s d'avoir contribué, et vos prestataires pour leur présence et professionnalisme. Dans votre communication, rappelez les moments phares du temps passé ensemble et surtout, envoyez un questionnaire de satisfaction précis (aux speakers et prestataires aussi !). Cinq à six questions suffiront pour les laisser vous dire ce qu'ils.elles ont aimé, ce qu'ils.elles auraient fait différemment et s'ils.elles veulent revenir vous voir. N'oubliez pas d'inclure des questions ouvertes et de faire lire votre questionnaire par des tiers avant envoi pour s'assurer que tous les cas de figure de réponses sont possibles. Ces retours nourriront l'organisation de vos événements suivants et très vite, vos conférences seront des incontournables de votre secteur.

Par Sedera Ranaivoarinosy, consultante en stratégie contenus éditoriaux et rédactrice, Etsedera